Erfolgsfaktoren
hybrider Events

Hybride Events sind schon heute ein wesentlicher Bestandteil des Eventmarketings und wir stimmen hier vielen Branchenvertretern bei: sie werden weiter an Bedeutung gewinnen. Dabei verstehen wir unter einem Hybriden Event eine Veranstaltung mit Gästen vor Ort und Teilnehmern, die Online dabei sind und die gleichermaßen ins Geschehen einbezogen werden.

Die Anforderungen sind hoch und vor allem in der Interaktion liegt der große Unterschied zwischen einem reinen Streaming und einem wirklichen hybriden Event.

Wir haben hier die aus unserer Sicht wichtigsten Erfolgsfaktoren für hybride Events zusammengefasst:

1. Konzept & Content

Denken und planen Sie Ihre Veranstaltungen stets aus den Blickwinkeln beider Zielgruppen: der Online-Teilnehmer nimmt das Geschehen anders wahr, als der Gast vor Ort. Ggf. macht es Sinn die allgemeine Agenda um zielgerichtete Programmpunkte zu erweitern – nur für Online bzw. nur für Präsenz-Teilnehmer.

Wie gestaltet man die Interaktion zwischen beiden Teilnehmergruppen? Welche Event Apps o.ä. sollen eingesetzt werden? Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um auch die Online Teilnehmer aktiv ins Event-Geschehen einzubinden: eine Social Wall, 1:1 Videochats oder Gruppen Chats zum Austausch mit Teilnehmern und Referenten, Umfragen, Wettbewerbe und vieles mehr.

Der Content muss für die Online Teilnehmer erweitert werden. Bilderwelten gewinnen an Bedeutung und zusätzlich zum „normalen“ Content müssen Teaser-Videos, Countdowns + Transitions für den Livestream mit bedacht werden.

2. Technik

Die Veranstaltungstechnik in der Location muss aufgestockt werden. Mit mehreren Kameras und erfahrener Bildregie erzeugt man auch für die Online-Teilnehmer ein lebendiges Bild. Zu beachten ist, dass Fragen aus dem Publikum immer übers Mikrofon kommen müssen, damit sie auch im Livestream verstanden werden.

Zusätzlich zur Technik vor Ort wird für den Livestream eine gesicherte Internetverbindung benötigt. Und nicht zuletzt will die digitale Event Plattform richtig ausgewählt werden. Inzwischen gibt es eine Vielzahl an Plattformen, die unterschiedliche Möglichkeiten eröffnen. Wir empfehlen die Wahl der Plattform bereits bei der Konzeption des Events mit im Blick zu haben, um die gewünschte Interaktion zwischen den Teilnehmern ohne Medienbruch zu ermöglichen.

3. Moderation

Ein professioneller und auch digital erfahrener Moderator bzw. Moderatorin ist für ein hybrides Event unerlässlich. Er baut die Brücke zwischen den beiden Teilnehmerkreisen – vor Ort und Online und sorgt dafür, dass beide Zielgruppen sich gleichermaßen angesprochen fühlen.

Ein weiteres Must-have ist der Co-Moderator oder Redakteur, welcher die Fragen der Online-Teilnehmer aufnimmt und beantwortet.

4. Generalprobe

Seit jeher das A und O jedes erfolgreichen Events, hat die Bedeutung der Generalprobe in Zeiten digitaler, virtueller und hybrider Events nochmals zugenommen. Auf der Basis eines detaillierten Ablaufplans können in der Generalprobe alle Übergänge geprobt werden, die Akteure mit dem Ablauf vertraut gemacht werden und letzte Unklarheiten geklärt werden.

5. Teilnehmermanagement

Auch die Kommunikation mit den Teilnehmern eines hybriden Events ist aufwendiger als bei reinen Live oder online Events. Wir sind Fans einer zielgerichteten Kommunikation mit relevanten Informationen für den jeweiligen Teilnehmerkreis: wer benötigt welche Information? Braucht der Online-Teilnehmer die Information über den Shuttle-Service vor Ort? 

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